Lead ¿Cómo tener un mejor control de tus contactos con el CRM de HubSpot?

Tener un CRM bien implementado y optimizado es vital para cualquier empresa que busque escalar su relación con los clientes, mejorar los procesos de marketing y ventas, y organizar eficientemente la información. 

En este sentido, HubSpot se ha convertido en una de las opciones más populares por su facilidad de uso, amplia gama de funcionalidades y poderosas integraciones. Sin embargo, para sacarle el máximo provecho, es importante comprender cómo tener un control completo de tus contactos, conocer las buenas prácticas de segmentación y automatización y, en definitiva, alinear la plataforma con los objetivos globales de tu negocio.

1. La Relevancia de un Control Adecuado de Contactos en tu Estrategia

Un contacto dentro de tu CRM no es solo un registro con datos personales, sino un reflejo de la relación que tu marca mantiene con cada cliente, prospecto o lead. Dicha relación se nutre de interacciones pasadas (descargas de contenido, apertura de correos, conversaciones de chat, etc.), de detalles demográficos (industria, ubicación, cargo) y de información de comportamiento (páginas visitadas, productos consultados). Cuanto mejor control tengas sobre estos elementos, más efectiva será tu estrategia de marketing y ventas. Veamos algunos motivos:

2. Segmentación precisa.
3. Comunicación más personalizada.
4. Alineación entre equipos. 
5. Análisis profundo. 
6. Escalabilidad.

Primeros Pasos para una Gestión Eficiente de Contactos en HubSpot

1 Definición de Objetivos y Propósitos

La implementación de un CRM debe arrancar con una pregunta fundamental: ¿para qué queremos usar HubSpot?. Si tu meta principal es aumentar ventas, tus acciones y configuraciones serán distintas a si buscas medir el nivel de satisfacción del cliente o simplemente capturar leads de tu sitio web. Al establecer objetivos claros, puedes alinear la configuración de propiedades, la estructuración de listas y los procesos de automatización.

Ejemplos de objetivos:

• Aumentar el revenue en un 20% a través de la generación de leads calificados en un periodo de 6 meses.
• Reducir el ciclo de ventas al mejorar la comunicación interna y la trazabilidad de interacciones con el cliente.
• Crear campañas de fidelización para clientes que ya han realizado varias compras, incrementando la recompra.

Estos objetivos guiarán la forma en que segmentas y manejas la información en tu CRM, así como la elección de KPIs y métricas de seguimiento.

2 Personalización de Propiedades y Campos

Las propiedades en HubSpot son los campos que describen a tus contactos, empresas, negocios y tickets. Por defecto, el CRM incluye propiedades como Nombre, Apellido, Email, Cargo, Número de Teléfono, entre otras. Sin embargo, cada empresa tiene particularidades que pueden requerir campos extra, por ejemplo: “Producto de Interés”, “Fecha de la Última Compra” o “Presupuesto Estimado”.

A la hora de crear propiedades personalizadas, hazlo de forma ordenada y coherente, agrupandolas según su uso o temática. Esto facilitará la búsqueda y el filtrado posterior, así como la capacitación de tu equipo para registrar datos consistentes.

3 Importación y Limpieza de la Base de Datos

Antes de empezar a segmentar contactos en HubSpot, es crucial importar tu base de datos y limpiarla. Seguramente cuentas con hojas de Excel, listas de contactos en Gmail o bases de datos heredadas de otras herramientas.

1. Consolida toda la información en uno o varios archivos CSV o XLS.
2. Revisa la coherencia de los datos y elimina campos duplicados o irrelevantes.
3. Corrige errores ortográficos en nombres, emails o cargos.
4. Divide en columnas las propiedades que quieras mapear en HubSpot.
5. Importa esos archivos al CRM, asegurándose de hacer el mapeo correcto de columnas a propiedades.

La limpieza previa te evitará futuros dolores de cabeza, reduciendo contactos duplicados y aumentando la fiabilidad de tus reportes.

Segmentación y Listas en HubSpot: El Poder de las Listas Inteligentes

Una de las funcionalidades más potentes de HubSpot son las listas inteligentes, que se actualizan automáticamente con base en criterios que tú definas. Existen dos tipos principales:

1. Listas estáticas: No cambian con el tiempo. Solo incluirán a los contactos que agregaste en el momento de su creación.
2. Listas inteligentes: Se actualizan en tiempo real: en cuanto un contacto cumpla (o deje de cumplir) los criterios establecidos, se añade o elimina de la lista.

Automatización: Workflows y Secuencias

Otro punto fundamental para mejorar el control de tus contactos es la automatización. HubSpot ofrece dos grandes herramientas para ello:

1. Workflows: Permiten automatizar procesos complejos, como el envío de correos basados en la etapa del ciclo de vida, la actualización de propiedades de forma masiva, la creación de tareas para el equipo de ventas o la notificación a un responsable cuando un lead cumpla ciertos criterios.
2. Secuencias: Son correos electrónicos automatizados que se envían a contactos específicos, uno tras otro, con pausas definidas entre envíos. Son útiles para el seguimiento de ventas o la nutrición de leads.

Integraciones Clave para un Control Total

HubSpot no trabaja aislado; una de sus grandes ventajas es la integración con múltiples herramientas. Algunas de las más frecuentes incluyen:

• Gmail y Outlook: Sincroniza correos y reuniones para llevar un registro automático de las interacciones.
• Google Calendar: Programa citas y eventos con tus contactos directamente en HubSpot.
• Zoom: Genera enlaces de videoconferencia y asociarlos a tus contactos y reuniones.
• LinkedIn Sales Navigator: Enriquecer la información de leads y contactar más fácilmente con decision-makers.
• Facebook Ads y Google Ads: Observa el rendimiento de tus campañas pagadas y vincula los leads generados con el CRM para medir el retorno de inversión.

Al centralizar la información en HubSpot, cada interacción con tu marca queda registrada, dando una visión completa que facilita la toma de decisiones y la personalización de mensajes.

¿Cómo ONE puede Impulsar tu gestión de leads en HubSpot?

Pese a su facilidad de uso, aprovechar todas las funcionalidades de HubSpot y adaptarlas a las necesidades específicas de tu negocio puede requerir experiencia o asesoramiento experto. Aquí es donde entra en juego ONE, un equipo especializado que te brinda:

• Implementación Personalizada: Configuración inicial de HubSpot acorde a tus objetivos de marketing y ventas, con la definición de propiedades, segmentaciones y paneles de análisis que realmente te importan.
• Automatización de Flujos de Trabajo: Diseño de Workflows que optimizan sus procesos de lead nurturing, asignación de contactos y alertas internas para no dejar escapar oportunidades.
• Integraciones Efectivas: Conexión de herramientas de correo, redes sociales, analytics y más, para que tu operación fluya sin contratiempos en un entorno centralizado.
• Consultoría Continua: Asesoría y capacitación a tu equipo para mejorar la adopción del CRM y sacar el máximo provecho de nuevas funcionalidades o actualizaciones.
• Monitoreo y Optimización: Análisis periódico de resultados para refinar estrategias, actualizar segmentaciones y descubrir nuevas oportunidades de automatización.

Con el acompañamiento de ONE, puedes convertir la gestión de contactos en HubSpot en un activo estratégico que impulse tu crecimiento y mejore las relaciones con tus clientes.

Conclusión

Mantener un mejor control de tus contactos con el CRM de HubSpot es una tarea imprescindible en la era del marketing digital y la competencia globalizada. Un CRM potente, organizado y bien segmentado te abre la puerta a comunicaciones más precisas, flujos de trabajo automatizados y una colaboración más fluida entre los equipos de marketing, ventas y servicio al cliente.

Los pasos clave para alcanzar este control incluye definir objetivos claros, personalizar propiedades, importar y limpiar tu base de datos, crear listas inteligentes, automatizar procesos con Workflows y aprovechar las integraciones nativas que HubSpot ofrece. No obstante, la herramienta por sí sola no garantiza el éxito: se requiere una estrategia sólida y la adopción de buenas prácticas para mantener la información actualizada y promover la colaboración dentro de tu organización.